Chargé de gestion logistique réceptions – DFJM (H/F)

PRINCIPALES MISSIONS : sous l’autorité fonctionnelle directe de l’adjoint au chef du service administratif et des achats, le chargé de gestion logistique – Réceptions professionnelles (F/H) est chargé d’assurer :

1 – le traitement de l’ensemble des demandes liées aux réceptions professionnelles : Réceptionner les demandes sur l’outil de gestion (Workey)
– Vérifier la cohérence et estimer les besoins et les coûts
– Procéder à la réservation des restaurants lors des demandes de repas professionnels
– Faire établir les devis pour les réceptions et les séminaires et les faire valider par la hiérarchie
– Informer les directions-départements des suites données aux demandes
– Accueillir les traiteurs et organiser la mise en place logistique des buffets, matériels, décoration en lien avec le service de l’aire de livraison

2 – Gestion financière de l’activité
– Assurer le suivi des enveloppes budgétaires allouées au fil de l’eau
– Procéder aux engagements juridiques (EJ) sur l’outil dédié (Elap)
– Mettre en place des indicateurs de suivi
– Renseigner les tableaux de suivi des dépenses des dirigeants
– Effectuer les services faits (SF) sur l’outil dédié (Elap)
– Transmettre les états de leurs consommations trimestriellement aux directions-départements

3 – Gestion des achats liés aux frais généraux :
– Alimenter les stocks pour les réceptions internes et assurer les inventaires
– Assurer les achats de fleurs, sapins, et suivre leur livraison et installation
– Procéder aux commandes d’ouvrages liées aux expositions temporaires notamment et veiller à leur distribution en liaison avec le service de l’aire de livraison

4 – Gestion administrative
– Assurer la mise à jour du guide et des procédures internes de la SDL
– Procéder à la mise à jour des données dans l’outil de gestion Workey : intégration nouveaux restaurants, accès des agents, tarification des denrées,
– Assurer la recherche de nouveaux prestataires et mettre en place les conventions de partenariat
– Veiller au respect de la politique achat en matière de recours à des traiteurs
– Développer les achats réservés
– Gérer le classement et l’archivage des dossiers

5 – Renfort activité liée à la restauration collective
– Assurer l’intérim du chargé de gestion administrative lors de ses absences sur les aspects restauration collective

CONDITIONS PARTICULIERS D’EXERCICE :
L’agent est amené à assurer le suivi des prestations in situ et donc doit pouvoir être disponible dès 8 heures 30. Au vu des contrôles des prestations à effectuer, ce poste n’est pas éligible au télétravail. De nombreux déplacements sont nécessaires au suivi des missions : aire de livraison, et sur l’ensemble du musée