Gestionnaire de Site (H/F)

L’AECD est à la recherche d’un Gestionnaire de site H/F.

Le-la Gestionnaire de site a pour objectif principal d’assurer le suivi administratif et financier des actions et la tenue professionnelle du site d’exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace.

Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à :

1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation

Suivi administratif
– Assurer le suivi administratif de l’activité de formation professionnelle du site d’exécution
– Superviser le fonctionnement administratif du site d’exécution
– Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
– Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
– Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS…
– Préparer et gérer les états de présence des apprenants
– Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : Présence / Absence, Saturation des actions, Comportement inadapté d’un apprenant…

Suivi financier
– Préparer les éléments administratifs relatifs à l’élaboration de la facturation des actions
– Appliquer la procédure de facturation
– Collaborer avec l’équipe opérationnelle dédiée à la facturation

2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d’exécution

Accueil physique et téléphonique
– Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique du site d’exécution
– Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats…

Gestion logistique
– Assurer la gestion logistique du site d’exécution : propreté des différents espaces, affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces…
– Faire remonter les éventuels besoins d’aménagement, via l’outil Helpdesk, au service logistique
– Assurer la gestion des stocks du site d’exécution : Produits d’hygiène, produits de papeterie…
– Réaliser les commandes via l’outil Helpdesk auprès du service Logistique
– Organiser les ouvertures / fermetures du site d’exécution : Gestion des clés
– Réaliser et articuler le planning d’occupation des salles

Gestion des équipements techniques
– Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : Salles informatiques, Ordinateurs Portables, tablettes, vidéoprojecteurs, téléphones…
– Informer, via l’outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés
– Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours, registre de sécurité… en lien avec le Référent Sécurité de la structure.

3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions
– Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA, SAFRAN, TEAMS…

4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif
– Après validation du coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l’équipe TEAMS
– Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d’Information