Un Chargé de gestion logistique réceptions (F/H) – DFJM (H/F)

Le service administratif et des achats est en charge de la gestion des mobiliers et matériels, des fournitures de bureaux, du parc automobile, de la téléphonie mobile, du parc de copieurs, de la gestion administrative du restaurant du personnel, des réceptions professionnelles et des protocoles de sécurité. Il procède également aux aménagements et déménagements de bureaux (hors travaux). Ce service est composé d’un chef de service, d’un adjoint, de deux gestionnaires technique et logistique, d’un gestionnaire administratif, de deux chargés de gestion administrative, d’un chargé de gestion logistique-Réceptions professionnelles.

MISSIONS ET ACTIVITES :

PRINCIPALES MISSIONS : sous l’autorité fonctionnelle directe de l’adjoint au chef du service administratif et des achats, le chargé de gestion logistique – Réceptions professionnelles (F/H) est chargé d’assurer :

1 – le traitement de l’ensemble des demandes liées aux réceptions professionnelles : Réceptionner les demandes sur l’outil de gestion (Workey)
– Vérifier la cohérence et estimer les besoins et les coûts
– Procéder à la réservation des restaurants lors des demandes de repas professionnels
– Faire établir les devis pour les réceptions et les séminaires et les faire valider par la hiérarchie
– Informer les directions-départements des suites données aux demandes
– Accueillir les traiteurs et organiser la mise en place logistique des buffets, matériels, décoration en lien avec le service de l’aire de livraison

2 – Gestion financière de l’activité
– Assurer le suivi des enveloppes budgétaires allouées au fil de l’eau
– Procéder aux engagements juridiques (EJ) sur l’outil dédié (Elap)
– Mettre en place des indicateurs de suivi
– Renseigner les tableaux de suivi des dépenses des dirigeants
– Effectuer les services faits (SF) sur l’outil dédié (Elap)
– Transmettre les états de leurs consommations trimestriellement aux directions-départements

3 – Gestion des achats liés aux frais généraux :
– Alimenter les stocks pour les réceptions internes et assurer les inventaires
– Assurer les achats de fleurs, sapins, et suivre leur livraison et installation
– Procéder aux commandes d’ouvrages liées aux expositions temporaires notamment et veiller à leur distribution en liaison avec le service de l’aire de livraison

4 – Gestion administrative
– Assurer la mise à jour du guide et des procédures internes de la SDL
– Procéder à la mise à jour des données dans l’outil de gestion Workey : intégration nouveaux restaurants, accès des agents, tarification des denrées,
– Assurer la recherche de nouveaux prestataires et mettre en place les conventions de partenariat
– Veiller au respect de la politique achat en matière de recours à des traiteurs
– Développer les achats réservés
– Gérer le classement et l’archivage des dossiers

5 – Renfort activité liée à la restauration collective
– Assurer l’intérim du chargé de gestion administrative lors de ses absences sur les aspects restauration collective

CONDITIONS PARTICULIERS D’EXERCICE :
L’agent est amené à assurer le suivi des prestations in situ et donc doit pouvoir être disponible dès 8 heures 30. Au vu des contrôles des prestations à effectuer, ce poste n’est pas éligible au télétravail. De nombreux déplacements sont nécessaires au suivi des missions : aire de livraison, et sur l’ensemble du musée